Cu toții știm cât de important e să planifici.. însă, ca de obicei, practica bate teoria.
Indiferent de perioada anului și indiferent de job-urile între care ne împărțim (părinte, coleg/ă, soră/frate, soț/soție și muulte altele) avem nevoie mai mult ca oricând de planificarea eficientă a timpului. Bineînțeles, asta dacă vrem să nu ne scape nimic din vedere, să fim mai liniștiți cu noi, cu acțiunile noastre și mai grijuli cu cel mai fragil dar din tot arsenalul vieții - timpul.
Nu suntem cunoscătoare în acest tip de magie-organizatoricească, așa că le-am rugat pe prietenele noastre Mădălina Preda(planning expert & professional organizer) și Erika Popliceanu (the planning artist) să ne povestească mai multe despre această unealtă life-saver.
Așadar, în cele ce urmează vei găsi două secțiuni dedicate planificării săptămânale. Ia o foaie și un pix și vezi ce poți învăța azi (disclaimer: multe, dar e foarte important să le pui în practică și să fii consecvent).
Mădălina ne ajută să punem bazele acestui concept și ne oferă sfaturi despre cum putem integra planificarea săptămânală în viața noastră.
“Planning-ul săptămânal este foarte cunoscut, popular și utilizat în mediile de afaceri, în mediul academic/școlar și, în genere pe plan profesional, dar este trecut cu vederea de cele mai multe ori când vine vorba despre planificarea pe plan personal sau o îmbinare între aceasta din urmă și cele de mai sus.
Dacă planificarea multi-anuală, anuală, trimestrială sau lunară sunt instrumente excelente de ghidaj, alocare de resurse și setare de direcții, planificarea săptămânală și cea zilnică sunt prin excelență Instrumente De Execuție. Am scris asta cu litere mari fiindcă multă lume planifică mai nou, dar puțini sunt cei care ajung și în faza de execuție. Adică să facem efectiv ceea ce ne-am propus să facem. Este un miraj frumos acela că, așternând niște lucruri pe hârtie, într-un mod mai mult sau mai puțin organizat, am făcut mare parte din treabă. Ne putem amăgi nițel cu sentimentul ăsta, este plăcut.... Realitatea este că trebuie să și facem ceea ce am planificat, dacă dorim să ajungem la rezultatele pe care ni le dorim.
Ați prins ideea: planificare este un instrument fantastic în drumul nostru înspre performanță, orice reprezintă această performanță pentru noi. Fie că vorbim despre o casă mai curată, o relație mai bună cu puii, o avansare la job, ajungerea la zi cu proiectele în care suntem implicați, găsirea unui partener sau o viață socială mai activă, planificarea sprijină și facilitează proiectul. Dacă este folosită așa cum trebuie, iar nu după ureche.
Aici intră în scenă planning-ul săptămânal, un instrument vital de care mă folosesc pe plan personal și profesional de pe băncile facultăților (da, am făcut două, la zi, la stat, în paralel :D). Nu aș fi avut cum să termin cu brio ambele facultăți fără să îmi planific eficient timpul, atât cel de lucru/studiu, cât mai ales cel de relaxare, pauză și refacere.
Vă las aici câteva repere practice, pe care le puteți aplica chiar de azi ca să începeți să vă bucurați de tot ce aduce bun un planning săptămânal bine făcut:
1. Avem nevoie de un suport – eu recomand mereu planificarea în sistem analog (pe hârtie, adică), care mai apoi poate fi completată de sisteme digitale. Dar hai să începem clasic și să ne bucurăm de acele momente de liniște și introspecție pe care scrisul într-o agendă ți le oferă. Un planner de birou, o agendă, un caiet, un notes sunt tot ce ne trebuie ca să ne setăm săptămâna.
2. Plan to Plan – alocă timp special planificării. La început e indicat să punem deoparte undeva între 20 și 30 de minute la finele săptămânii în curs pentru planificarea următoarelor 7 zile, dar vom vedea cum devenim din ce în ce mai eficienți și, sooner than later, nu vom mai avea nevoie de mai mult de 10 minute ca să setăm o săptămână întreagă. Dar deocamdată ne așezăm cu o cafea sau un ceiuț bun alături și ne bucurăm de proces.
3. Începem prin a nota toate reperele fixe ale săptămânii. În această actegorie intră zilele de naștere, aniversările, programările pe care le avem, întâlnirile, interviurile, citirea de apometre,plata întreținerii, ședințele, meditațiile copiilor, concertul, vaccinul câinelui, etc., etc. etc. Notăm fiecare eveniment în data și la ora la care va avea loc.
BONUS TIP: pentru extra-precizie, putem nota și durata alocată poziției respective + drumul dus-întors, dacă este cazul.
4. Continuăm prin a adăuga reperele mobile, după cum le numesc eu, adică acele evenimente sau acțiuni care nu au o dată sau o oră fixă de execuție, care pot varia, dar care trebuie să se întâmple în această săptămână. Pe acestea le notăm în creion, ca să le putem modifica mai târziu, dacă e cazul, sau pe un post-it și le putem muta după placul inimii.
5. Recomand mereu o așezare în ordinea priorităților. Abilitatea de a alege între mai multe acțiuni pe cale cu adevărat importante și a le executa pe acelea primele este esențială în zilele noastre, când suntem atât de atrași de confort și atât de distrași de zece mii de stimuli. Cum facem asta mai precis în planningul nostru săptămânal? Cu roșu sau cu o altă culoare care ne place, notăm în dreptul fiecărei zile una până la trei acțiuni de maxim impact pe care ne angajăm să le ducem la bun sfârșit în ziua respectivă. Iar apoi chiar le facem. Și ne bucurăm de sentimentul fantastic de fericire pe care îl avem după ce ducem la bun sfârșit ceva cu adevărat important pentru noi.
6. Ultimul meu sfat este să cultivăm consecvența. Nu e suficient să facem planificare din când în când, când ne amintim sau doar atunci când avem chef de asta. Important este să fim prezenți față de noi și planurile noastre zi de zi, săptămână de săptămână, atât în perioadele mai laxe, cât și în cele mai aglomerate. Tot noi suntem, aceeași viață este și nu putem aplica o dublă măsură când vine vorba despre cel mai important proiect al nostru: noi înșine. Zic eu.
Să vă fie de folos!”
Pe de altă parte, Erika ne ajută să punem lucrurile în perspectivă și ne arată cum folosește ea planner-ul săptămânal Urban Tale și notepadul “Dovada productivității mele impecabile” pentru a-și organiza timpul.
“Pentru mine planificarea săptămânii începe cu o pagină în care notez tot ce am de făcut, însă pe categorii de activități. Din ea, mai apoi, transfer în zilele săptămânii. Pentru această pagină am folosit notepad-ul Urban Tale care s-a potrivit mănușă.
Practic, am o sinteză a săptămânii structurată așa:
- Pentru mine - în care notez lucrurile pe care le fac zi de zi pentru mine sau / și lucruri noi pe care vreau să le încerc / obiceiuri noi pe care vreau să le introduc. Dar încep mereu cu ele pentru că eu sunt resursa principală și trebuie să am grijă ce consum zi de zi: ce consum la propriu, ca alimente, ce tip de nformații las să vină către mine/ aleg să urmăresc, cu ce oameni mă înconjor/ / ce relații dezvolt
- Focus - lucrurile importante asupra cărora mă concentrez în săptămâna respectivă, lucruri desprinse din obiectivele mele lunare - le-aș putea spune obiective săptămânale, doar că nu sunt neapărat obiective, ci doar acțiuni - dar acțiuni importante care mă ajută să fac pași către punctul final al unui obiectiv
- Musai - aici trec 3 tipuri de acțiuni: 1) lucruri amânate; 2) lucruri ce sunt în desfășurare și 3) primi pași necesari desprinși din ce am scris la Focus. Lucrurile amânate sunt primele și ele au ajns acolo după ce am zăbovit puțin auspra lor la Review-ul săptămânal, întrebându-mă: de ce amân chestia X? Ce pot face, concret / care e cel mai mic pas pentru a depăși blocajul
- Întâlniri - întâlniri fizice sau online pe care le am în acea săptămână și care sunt legate de ce am în Focus pentru acele zile
- 1:1 - aici sunt sesiunile de consiliere pe care le fac la plan.clar. Deși pe acestea le am trecute și în calendarul programărilor, mi-e util să le văd pe această primă pagina pentru că văd cât de încărcată sau liberă mi-e săptămâna
- Provocare - de ceva vreme îmi dau provocări săptămânale. Ele sunt legate de ceea ce observ la final de fiecare săptămână, dar am și săptămâni fără provocări
Cum spuneam, plecând de la această sinteză a săptămânii, transpun tot în planner, pe zile.
Am folosit pentru 2 săptămâni plannerul Urban Tale și a fost o provocare faină, pentru că am reușit să transpun tot ce sunt obișnuită să am pe spread-ul săptămânii din plannerul meu în formatul creat de voi.
Am să las mai jos imagini cu cele 2 săptămâni, dar și o propunere de structură a săptămânii pentru cei care lucrează la mai multe proiecte în același timp.
Sus, în spațiul de notat "the ultimate goal of the week" eu am notat 3 lucruri pe care le-am avut în Focus și am lăsat spațiu ca la final de săptămână să pot scrie și ce rămâne sau ce urmează să intre în Focus pentru săptămâna următoare.
Nu-mi propun niciodată mai mult de 3 lucruri mari într-o săptămână și la fel procedez și pentru zile. Dacă în Focus sunt trecute mai mult de 3 lucruri pentru o săptămână, atunci unele dintre ele sunt din aceeași poveste - de exemplu, pentru săptămâna 6-12 septembrie am scris Transfer și Scheme. Schemele sunt ceva ce trebuie făcut ca parte din povestea Transfer, dar în povestea Transfer se mai întâmplă lucruri începute în săptămâna anterioară, care nu au legătură cu Schemele, dar pentru care aștept răspunsuri.
Spațiul aferent fiecărei zile l-am împărțit în 2:
- o primă parte în care am scris ce am de făcut concret în acea zi
- o a doua parte numită Aștept (pentru luni, marți și miercuri) sau În vizor (pentru joi și vineri) pentru a delimita ce nu (mai) ține de mine în ziua respectivă față de ce îmi propusesem să fac. Această simplă delimitare mă ajută să nu mai simt o eventuală presiune a unui lucru neterminat și să văd, la final de zi și de săptămână, cum sunt cu fiecare lucru de pe listă.”
